Vedlikehold av fôrflåter: planlegging og dokumentasjon

En servicetekniker skal ut på fôrflåten neste uke. Før besøket må noen finne ut hva som står for tur på fôringsanlegget, om aggregatet nærmer seg service, hvilket sikkerhetsutstyr som snart går ut, og om det er meldt inn noe som bør ses på samtidig. Svarene ligger ofte spredt i rapporter, e-poster og hos den som var på flåten sist.

En vedlikeholdsplan for fôrflåten samler dette ett sted: hva som skal gjøres på hvilket utstyr, når det skal skje, og hva som faktisk ble gjort sist. Denne artikkelen handler om hvordan dere organiserer og dokumenterer vedlikeholdet. Hvilke jobber som skal gjøres, og hvor ofte, bestemmes av dokumentasjonen for utstyret, leverandørene og kravene som gjelder anlegget.

Begynn med en utstyrsliste for hele flåten

En fôrflåte er mer enn fôringsanlegget. Den har gjerne siloer, aggregater, kontrollrom, løfteutstyr, sikkerhetsutstyr, kamera- og sensorsystemer og ulike støttesystemer for vann, diesel og avfall. Strømforsyningen kan være aggregater, batterier, landstrøm eller en kombinasjon. Utstyret varierer mellom flåter og leverandører, så planen må bygge på det som faktisk står på deres flåte.

Lag en liste over systemene og utstyret som skal følges opp. For hver enhet bør listen ha et navn alle kjenner igjen ute på flåten, fabrikat, modell og serienummer der det finnes, hvor manualen og serviceplanen ligger, og hvem som utfører vedlikeholdet: dere selv, leverandøren eller annet kvalifisert personell.

Hold oppgavene knyttet til riktig utstyr. Da blir ikke en service på ett aggregat lest som service på begge, og en kontroll av kranen havner ikke i samme notat som en jobb på fôringsanlegget.

Tre slags frister

Vedlikeholdet på en fôrflåte følger ulike typer frister, og planen må vise hvilken som gjelder:

• Kalender: mye av utstyret følger datoer etter leverandørens serviceplan. Intervallet hentes fra dokumentasjonen, ikke fra en generell liste.
• Driftstimer: aggregatene og annet utstyr med timeteller følger timetallet. Angir serviceplanen både tid og timer, må planen gjenspeile vilkåret slik det står der.
• Utløpsdatoer: sikkerhetsutstyr og annet med fast utløps- eller kontrolldato må fornyes eller kontrolleres i tide.

I tillegg kommer funn som oppstår underveis, og som må vurderes og eventuelt planlegges inn.

Aggregatene: før timetall for hvert av dem

To aggregater på samme flåte går sjelden like mye. Et felles timetall for flåten sier ikke hvilket aggregat som nærmer seg neste jobb. Hver avlesning trenger tre opplysninger: hvilket aggregat tallet gjelder, avlest timetall og datoen for avlesningen.

Regneeksempel med fiktive tall:

• Aggregat 1: avlest 4 450 timer. Neste registrerte jobb ved 4 600 timer. 150 timer igjen ved avlesningen.
• Aggregat 2: avlest 1 080 timer. Neste registrerte jobb ved 1 200 timer. 120 timer igjen ved avlesningen.

Aggregatet med færrest timer totalt er her nærmest sin neste jobb. Og 120 timer igjen ved avlesningen er ikke det samme som 120 timer igjen i dag. Har aggregatet gått siden, trenger dere en ny avlesning før dere vurderer når jobben må bestilles. Tallene er valgt for eksemplet og er ikke anbefalte serviceintervaller.

Funn fra flåten må bli oppgaver

De som jobber på flåten, ser ting som ikke står i noen serviceplan: en lekkasje, en blåser som lager ny lyd, et skadet rekkverk. Gjennomførte kontroller og innmeldte funn bør registreres på flåten, slik at den som følger opp fra land, ser det samme som ble observert.

Et funn er ikke ferdig fordi det er meldt inn. Det må vurderes, og blir det besluttet arbeid, bør det bli en egen oppgave med ansvarlig og frist. Les mer om oppfølging av funn fra digitale sjekklister.

Gjør neste service mulig å bestille

En oppgave som bare heter «service», gir lite hjelp til den som skal kontakte leverandøren. Legg inn riktig utstyrsidentitet, henvisning til arbeidsomfanget og observasjoner som bør vurderes ved besøket.

Et registrert forfall er ikke det samme som en avtalt servicedato. Avklar hvem som bestiller, og hva som må være klart: transport ut til flåten, deler og eventuell avtale med leverandøren. Se også om flere jobber kan tas i samme besøk. Bruk ferske timetall når dere vurderer tidspunktet, og ikke behandle et anslag over fremtidig bruk som en avlesning. Malen for vedlikeholdsplan viser feltene en plan bør ha. Den er skrevet for arbeidsbåter, men strukturen passer like godt for fôrflåten.

Dokumenter det som ble gjort

Etter service bør jobben registreres på utstyret arbeidet gjaldt, med dato, en kort beskrivelse og arbeidsrapporten. For aggregater og annet utstyr med teller tas timetallet ved service med. Det leverandøren anbefaler videre, bør bli en egen åpen oppgave, ikke en merknad nederst i en rapport. Kontroller deretter at neste frist stemmer med serviceplanen og det som faktisk ble gjort. Se sjekklisten for dokumentasjon etter service.

Vedlikeholdsplanen som del av FDV for fôrflåten

FDV står for forvaltning, drift og vedlikehold. Vedlikeholdsplanen er én del av dette. De andre er dokumentasjonen som fulgte flåten og utstyret, som manualer, tegninger og leverandørenes serviceplaner, og historikken over arbeidet som er utført. Planen bør vise til denne dokumentasjonen, ikke erstatte den. Hvilke krav som gjelder dokumentasjonen for deres anlegg, må avklares for det enkelte anlegget. Les mer om hvordan delene henger sammen i FDV for arbeidsbåter.

Slik følger dere opp fôrflåten i Kveile

I Kveile for bedrift registreres fôrflåten som en egen enhetstype. Vedlikehold på utstyret om bord planlegges med datofrist og kan gjentas med fast intervall. Aggregatene legges inn som egne enheter med hver sin timeteller, og oppgavene på dem kan i tillegg ha timefrist. Egen timeteller finnes foreløpig bare for aggregatene. Annet utstyr følges opp på dato, med utstyret navngitt i oppgaven.

Sikkerhetsutstyr registreres med utløpsdato eller neste service, og Kveile kan varsle før datoen. Sjekklister og avvik registreres i appen på flåten, og et avvik kan knyttes til en vedlikeholdsoppgave. Utført arbeid lagres med dato, beskrivelse og vedlegg, og manualer og andre dokumenter kan ligge på flåten. I flåteoversikten står fôrflåtene i en egen gruppe sammen med arbeidsbåtene, med vedlikehold og sikkerhetsutstyr som krever oppfølging.

Se hvordan Kveile kan følge opp en av deres egne fôrflåter i en gjennomgang.

Hovedbilde: Ximonic (Simo Räsänen) / Wikimedia Commons, CC BY-SA 4.0, beskåret. Anlegget har ingen tilknytning til Kveile.