Servicehistorikk for arbeidsbåter: samlet per båt og enhet

Rederier og havbruksselskaper dokumenterer service. Problemet er sjelden at dokumentasjonen mangler, men at den ligger spredt: arbeidsrapporten i en innboks, fakturaen i regnskapssystemet, timetallet i en loggbok og bildene på telefonen til den som var til stede. Når neste verksted spør hva som ble gjort sist, er det sammenstillingen som tar tid. Og når den som holdt oversikten slutter, følger mye av sammenhengen med.

Der historikken brytes opp

• Innboksen: arbeidsrapporter og bilder fra leverandøren kommer på e-post til én person.
• Regnskapet: fakturaen er bokført, men viser ofte bare en sum og en generell tekst.
• Regnearket: planen sier når neste service er, men ikke hva som faktisk ble gjort sist.
• Hukommelsen: det som ble avtalt muntlig med verkstedet, eller som står igjen etter besøket.

Hver for seg fungerer de. Sammen gir de ikke en historikk som en ny driftsansvarlig, et annet verksted eller en kjøper kan lese.

Hva et system for servicehistorikk må håndtere

• Registrering på riktig båt og riktig enhet, også når båten har to motorer eller fôrflåten flere aggregater.
• Datoen arbeidet ble gjort, og timetallet ved service for riktig teller.
• Arbeidsrapport, faktura og bilder knyttet til jobben de hører til.
• Skillet mellom den som registrerte jobben og verkstedet som utførte den.
• Arbeid som står igjen etter besøket, som åpen oppgave og ikke som merknad i en rapport.
• Neste frist ut fra planen, ikke ut fra fakturadatoen.
• Uttrekk av historikken når noen trenger den, for eksempel et verksted, en forsikring eller en kjøper.

For små yrkesfartøy sier Sjøfartsdirektoratets veileder om sikkerhetsstyringssystem at gjennomført vedlikehold skal dokumenteres, og at systemet kan være på papir eller elektronisk. Se veilederen. Kravet sier hva som skal dokumenteres. Hvor lett historikken er å bruke, avhenger av verktøyet.

Fakturaen som utgangspunkt

Mye av opplysningene står allerede på fakturaen eller arbeidsrapporten. I Kveile kan dere ta bilde av eller laste opp fakturaen. Kveile foreslår dato, beløp, timetall og beskrivelse fra dokumentet når opplysningene kan leses ut. Dere kontrollerer og supplerer før lagring, og dokumentet blir liggende som vedlegg til jobben.

Servicehistorikk i Kveile

Utført vedlikehold registreres på båten eller fôrflåten og på riktig motor eller aggregat, med datoen arbeidet ble gjort, timetall ved service, beskrivelse og vedlegg. Kveile lagrer hvem som registrerte jobben; verkstedet som utførte den, står i beskrivelsen eller rapporten. Det som gjenstår, legges inn som planlagt vedlikehold med frist.

Historikken kan tas ut som PDF-rapport per båt, og den blir liggende på båten når førere, driftsansvarlige eller verksteder byttes. Planen for kommende arbeid står på samme sted. Se vedlikeholdsplan for arbeidsbåt med mal og vedlikehold av fôrflåter.

Hovedbilde: Marius Vassnes / Wikimedia Commons, CC BY-SA 4.0, beskåret. Verkstedet og fartøyene har ingen tilknytning til Kveile.